Hao hụt xăng dầu là gì? Nguyên nhân, hậu quả và cách khắc phục

Hao hụt xăng dầu là vấn đề thường gặp trong hoạt động kinh doanh và vận hành kho nhiên liệu. Nguyên nhân có thể đến từ đặc tính bay hơi của sản phẩm, thiết bị kỹ thuật hoặc yếu tố con người. Kiểm soát tốt hao hụt không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả và an toàn vận hành. Cùng Tây Nam S.W.P tìm hiểu nguyên nhân, hậu quả và các giải pháp thực tế để giảm thiểu hao hụt xăng dầu hiệu quả thông qua bài viết sau.

Hao hụt xăng dầu là gì?

Khái niệm hao hụt xăng dầu

Theo Thông tư 43/2015/TT-BCT, hao hụt xăng dầu là lượng nhiên liệu bị mất mát trong quá trình giao nhận, nhập xuất, tồn chứa, xúc rửa bể và vận chuyển mà không phải do tiêu thụ thực tế. Nói đơn giản, đây là lượng xăng dầu bị mất đi trong quá trình vận chuyển và lưu trữ mà không phải do tiêu thụ trực tiếp.

• Hao hụt trong định mức: Là phần hao hụt tất yếu, được nhà nước quy định tỷ lệ tối đa và được tính vào chi phí vận hành.
• Thất thoát vượt định mức: Là phần hao hụt vượt quá giới hạn cho phép, được xem là tổn thất tài chính và là dấu hiệu của các vấn đề trong quy trình quản lý cần phải khắc phục ngay.

Tỷ lệ hao hụt xăng dầu trong kinh doanh xăng dầu

Để quản lý chi phí và tạo cơ sở pháp lý cho hạch toán, Bộ Công Thương đã ban hành Thông tư 43/2015/TT-BCT, quy định tỷ lệ hao hụt xăng dầu tối đa cho phép ở từng công đoạn như nhập, xuất, tồn chứa, vận chuyển... Đây là căn cứ giúp doanh nghiệp xác định phần hao hụt hợp lệ được tính vào chi phí.

Hiện Bộ Công Thương đang lấy ý kiến để ban hành thông tư mới, cập nhật tỷ lệ hao hụt phù hợp hơn với điều kiện công nghệ và quản lý hiện nay. Trong thời gian này, các đơn vị vẫn cần tuân thủ định mức quy định tại Thông tư 43/2015/TT-BCT.

👉 Tham khảo chi tiết tỷ lệ hao hụt cụ thể tại:

https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thuong-mai/Thong-tu-43-2015-TT-BCT-ty-le-hao-hut-xang-dau-trong-hoat-dong-kinh-doanh-xang-dau-284265.aspx

Nguyên nhân hao hụt xăng dầu

Để khắc phục vấn đề hao hụt xăng dầu, trước hết cần xác định đúng nguyên nhân chính gây ra tình trạng này. Trong thực tế, các nguyên nhân thường được chia thành ba nhóm: tính chất vật lý của xăng dầu, quy trình vận hành kỹ thuật và yếu tố con người.

Hao hụt tự nhiên do tính chất vật lý

Đây là những nguyên nhân xuất phát từ chính bản chất vật lý của xăng dầu. Chúng ta chỉ có thể hạn chế chứ không thể loại bỏ hoàn toàn.

• Bay hơi: Là nguyên nhân chính và chiếm tỷ lệ lớn nhất, đặc biệt đối với xăng. Quá trình này xảy ra liên tục khi bồn chứa giãn nở vì sự chênh lệch nhiệt độ ngày đêm và khi xuất nhập hàng.
• Bám dính: Sau mỗi lần giao nhận hoặc xúc rửa, một lượng nhiên liệu nhất định sẽ bám dính vào thành bồn, đường ống và phương tiện vận chuyển, gây ra hao hụt.

Hao hụt do vận hành kỹ thuật

Nhóm nguyên nhân này xuất phát từ những lỗ hổng trong quy trình vận hành và sự xuống cấp, lạc hậu của trang thiết bị. Đây là nhóm nguyên nhân có thể can thiệp và cải thiện được.

• Sai số thiết bị đo lường: Các thiết bị như đồng hồ lưu lượng, thước đo bồn không được hiệu chuẩn định kỳ hoặc hoạt động không chính xác là nguyên nhân gây thất thoát lớn và khó phát hiện.
• Rò rỉ và tràn đổ: Những sự cố rò rỉ như hở van, lỏng mối nối đường ống hoặc các vết nứt trên thành bồn gây thất thoát trực tiếp và tiềm ẩn rủi ro an toàn cháy nổ.
• Thiết bị lỗi thời: Việc sử dụng bồn chứa thế hệ cũ không có công nghệ chống bay hơi hay quy trình xuất nhập không tối ưu để lại nhiên liệu tồn dư trong đường ống.

Thất thoát do yếu tố con người

Đây là nhóm nguyên nhân gây thiệt hại không đáng có, thường xuất phát từ sai sót trong quá trình làm việc do thiếu đào tạo hoặc không tuân thủ quy trình. 

Các lỗi vận hành thường gặp: không kiểm tra kỹ niêm phong, không đo đối chứng trước và sau khi nhập hàng, hoặc không xả hết nhiên liệu tồn đọng trong đường ống. Những sai sót này tuy nhỏ nhưng nếu lặp đi lặp lại sẽ gây tổn thất lớn theo thời gian.

Việc hiểu rõ chuỗi cung ứng xăng dầu từ khâu nhập khẩu đến tồn chứa sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng các điểm hao hụt.

Tìm hiểu thêm: Chuỗi cung ứng xăng dầu Việt Nam: Hành trình từ cảng đến cây xăng

Hậu quả của hao hụt xăng dầu

Hao hụt xăng dầu không chỉ gây tổn thất về số lượng mà còn kéo theo nhiều hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của nhiều doanh nghiệp:

• Thiệt hại tài chính: Lượng xăng dầu bị mất đi chính là số lợi nhuận thất thoát, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.
• Rủi ro an toàn và môi trường: Rò rỉ xăng dầu làm tăng nguy cơ cháy nổ, đe dọa an toàn con người và gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng.
• Sai lệch trong quản lý: Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế gây khó khăn cho việc kiểm kê, hạch toán chi phí và lập kế hoạch nhập hàng.
• Rủi ro pháp lý: Hao hụt vượt định mức theo Thông tư 43/2015/TT-BCT có thể dẫn đến các cuộc thanh tra và xử phạt từ cơ quan quản lý.

Cách khắc phục và kiểm soát hao hụt xăng dầu hiệu quả

Kiểm soát hao hụt xăng dầu hoàn toàn khả thi nếu áp dụng một chiến lược tổng thể, kết hợp giữa quy trình, công nghệ và con người.

Xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ

Quy trình là nền tảng của mọi hoạt động quản lý hiệu quả. Việc chuẩn hóa các thao tác sẽ giúp loại bỏ sai sót và tạo ra hệ thống dễ kiểm tra, đối chiếu.

• Quy trình nhận hàng nghiêm ngặt: Thiết lập một checklist kiểm tra khi nhận hàng - kiểm tra niêm phong, đối chiếu chứng từ, đo lường thực tế trên xe trước khi bơm và đo lại trong bồn sau khi bơm xong. Mọi chênh lệch phải được lập biên bản ngay lập tức.
• Quản lý tồn kho định kỳ: Đối chiếu hàng ngày giữa sổ sách và số đo thực tế tại bồn. Tổ chức kiểm kê toàn diện hàng tháng để phát hiện sớm các chênh lệch bất thường.
• Bảo trì thiết bị thường xuyên: Lập lịch kiểm tra, bảo dưỡng và hiệu chuẩn định kỳ cho toàn bộ hệ thống bồn chứa, đường ống, van và đặc biệt là thiết bị đo lường.
• Đào tạo và phân công trách nhiệm: Tổ chức đào tạo định kỳ về quy trình giao nhận, an toàn PCCC và xử lý sự cố. Giao vai trò và trách nhiệm cụ thể cho từng người trong chuỗi quản lý xăng dầu, từ nhân viên nhận hàng đến quản lý kho.

Đầu tư vào công nghệ giám sát và kiểm soát

Công nghệ hiện đại là vũ khí mạnh mẽ giúp chống lại các nguyên nhân gây hao hụt xăng dầu.

• Hệ thống đo bồn tự động (ATG): Cung cấp số liệu tồn kho chính xác đến từng milimet theo thời gian thực, loại bỏ sai số của con người và phát hiện rò rỉ tức thì.
• Lắp đặt mái phao cho bồn chứa: Với bồn chứa xăng, mái phao nổi bên trong có thể giảm tới 90-98% lượng xăng bay hơi, giúp thu hồi một lượng lớn nhiên liệu bị mất mỗi năm.
• Tăng cường an ninh: Sử dụng camera giám sát tại khu vực nhập hàng và bồn chứa, kết hợp niêm phong chất lượng cao để đảm bảo an ninh.

Lựa chọn nhà cung cấp xăng dầu đáng tin cậy

Kiểm soát hao hụt xăng dầu phải bắt đầu ngay từ khâu đầu vào. Một nhà cung cấp uy tín sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro trong quá trình giao nhận. Các tiêu chí của đối tác đáng tin cậy: hệ thống vận tải hiện đại được kiểm định định kỳ, quy trình giao nhận minh bạch với niêm phong rõ ràng và cam kết xử lý nhanh chóng khi có chênh lệch.

Tây Nam S.W.P là thương nhân đầu mối kinh doanh xăng dầu uy tín với hơn 100 cửa hàng xăng dầu trực thuộc và mạng lưới hơn 300 đại lý trên toàn quốc. Với đội xe bồn chuyên dụng từ 6-43m³ và tàu chở dầu từ 16m³-8.000 tấn, chúng tôi đảm bảo quy trình giao nhận chặt chẽ, minh bạch ngay từ khâu vận chuyển. Bên cạnh đó, hệ thống kho bãi hiện đại với tổng năng lực tồn trữ lên đến 150.000m³ giúp đảm bảo nguồn cung ổn định và giảm thiểu rủi ro hao hụt trong quá trình tồn chứa. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn trong việc tối ưu hóa chi phí và kiểm soát hao hụt hiệu quả.

Nếu bạn đang cân nhắc lựa chọn loại hình kinh doanh xăng dầu phù hợp, hãy tham khảo:

➜ Đại lý bán lẻ xăng dầu và thương nhân nhận quyền bán lẻ xăng dầu: Nên chọn loại hình nào?

➜ Điều kiện mở cây xăng và thủ tục pháp lý cần thực hiện

Kết luận

Vấn đề hao hụt xăng dầu không xuất phát từ một nguyên nhân đơn lẻ mà là kết quả của nhiều yếu tố cộng hưởng: đặc tính vật lý của sản phẩm, quy trình vận hành và yếu tố con người. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát những thách thức này nếu có giải pháp quản lý phù hợp.

Để kiểm soát hao hụt xăng dầu hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp thay vì xử lý riêng lẻ từng khâu. Hãy bắt đầu bằng việc xây dựng quy trình vận hành chuẩn, đầu tư công nghệ giám sát hiện đại, đào tạo đội ngũ chuyên nghiệp và hợp tác với nhà cung cấp uy tín. Khi chủ động quản lý hao hụt, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo an toàn và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Lưu Lưu